SISTEM PENATAAN ARSIP DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA GORONTALO

Abstract

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem penataan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo. Metode penelitian menggunakan jenis deskriptif pendekatan kualitatif. Fokus penelitian ini adalah memeriksa, menyortir, dan menyimpan. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam kepada sejumlah informan, observasi dan pencatatan data sekunder yang berkaitan dengan permasalahan penelitian.

Hasil penelitian menyimpulkan bahwa, proses pemeriksaan dokumen terkait dalam sistem penataan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo belum berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari masih seringnya terjadi kesalahan dalam hal pemeriksaan seperti, adanya dokumen yang belum memiliki legalitas tetapi sudah diarsipkan. Proses penyortiran dokumen terkait dalam sistem penataan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo belum berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari masih seringnya ditemukan dokumen yang tak sejenis pada satu tempat. Proses penyimpanan dokumen terkait dalam sistem penataan arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Gorontalo belum berjalan dengan baik. Minimnya jumlah petugas dan ruangan arsip yang kurang memadai serta sistem penyimpanan arsip yang belum konsisten mengakibatkan terjadinya percampuran dokumen pada satu tempat.

Disarankan, perlunya dilakukan upaya perubahan sistem penataan arsip yang lebih baik dengan mengoptimalkan ketelitian petugas dalam memeriksa dokumen, sistem penyortiran yang tersistematis dan sistem penyimpanan yang konsisten serta perlunya peningkatan kualitas petugas dan penyediaan ruang arsip yang steril.

Kata Kunci: Sistem; Penataan; Arsip